Adjoint(E) Administartif(Ve) - Administrative Assistant

Insufflez un nouveau souffle à votre carrière en rejoignant une équipe engagée, où votre expertise et vos idées sont essentielles à notre réussite collective. En choisissant KRB, vous découvrirez bien plus qu’un cabinet d’avocats de premier plan. Nous sommes une équipe ambitieuse, évoluant dans un environnement dans lequel l’épanouissement de chacun est au cœur de notre organisation. Travailler chez KRB, c’est faire partie d’un cabinet agile et collaboratif, où chacun des 130 membres contribue, apprend et progresse au sein d’une culture alliant entraide et excellence. Notre succès repose sur nos talents. Votre futur rôle: KRB recherche actuellement un(e) adjoint(e) administratif(ve) à temps plein pour rejoindre son bureau de Montréal. Sous la responsabilité du président du cabinet, le/la candidat(e) fournira une assistance administrative au président ainsi qu’au comité exécutif, selon les besoins. Vos prochains défis:

• Gestion extensive/haute volume de calendriers et de dates clés (y compris réunions, rendez-vous personnels, dates d'échéance, activités liées aux clients et rappels)
• Coordination des arrangements de voyage, y compris réservation de vols, hôtels, locations de voitures et réservations de restaurants
• Coordination et gestion des réunions et conférences, y compris la restauration
• Mise à jour et maintien des informations de contact précises et des listes de clients
• Prise en charge de l'intégration des nouveaux clients, y compris la préparation des formulaires d'identification des clients, la rédaction des lettres de mission, la coordination de la réception des acomptes et des fonctions et vérifications associées
• Ouverture de nouveaux dossiers clients conformément aux protocoles et exigences du cabinet
• Utilisation et maintien d'un système de classement et de récupération ordonné pour garantir une référence facile aux archives papier ou électroniques historiques
• Préparation, édition, mise en forme, impression, numérisation et révision de documents et de correspondances, y compris la relecture et la vérification de la clarté, au besoin
• Gestion et organisation des appels entrants, des correspondances par e-mail et des fax, réponse aux demandes et questions courantes des clients, gestion autonome des suivis; soutien aux exigences administratives liées au poste
• Archivage des dossiers fermés et maintien/stockage des dossiers clients, le cas échéant
• Préparation des entrées de temps quotidiennes pour le président selon les normes du cabinet
• Saisie et suivi des budgets sur certains dossiers et fourniture de mises à jour budgétaires aux avocats responsables, selon les besoins
• Aide à l'examen des factures mensuelles et communication des instructions de facturation au département comptabilité
• Maintien et mise à jour des connaissances professionnelles et techniques en identifiant et participant à des opportunités éducatives, et (le cas échéant) partage des connaissances par le biais d'initiatives de formation

Qui recherchons nous?

• Un diplôme d'études professionnelles (DEP) est préféré
• Un minimum de cinq (5) ans d'expérience professionnelle pertinente dans le domaine juridique ou dans l'industrie des services
• Excellentes compétences orales et écrites en français et en anglais
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (en particulier Outlook, Word et Excel)
• Grande attention aux détails
• Un(e) autodidacte flexible avec un bon jugement et un niveau élevé de professionnalisme
• Capacité à établir des priorités, à gérer les attentes et à travailler dans des délais serrés
• Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps

Travailler chez KRB, c’est :

• Des collègues chaleureux et conviviaux
• Une progression de carrière adaptée à vos ambitions
• Une atmosphère de travail inclusive et dynamique
• Un horaire de travail flexible et hybride (télétravail possible)
• Un bureau neuf dans un nouvel espace lumineux et spacieux
• Un régime d’assurances collectives complet en soins de santé
• Une banque de journées personnelles annuelles pour concilier la vie professionnelle et personnelle
• Un programme d’aide aux employés et un service de télémédecine à portée de main
• Une culture où la diversité, l’équité et l’inclusion sont non seulement valorisées, mais célébrées

*** Breathe new life into your career by joining a committed team, where your expertise and ideas are essential to our collective success. By choosing KRB, you will discover much more than a leading law firm. We are an ambitious team, evolving in an environment in which the fulfillment of each person is at the heart of our organization. Working at KRB means being part of an agile and collaborative firm, where each of the 130 members contributes, learns and grows within a culture of mutual support and excellence. Our success is based on our talents. Your future role: KRB is currently looking for a full-time Administrative Assistant to join its Montreal office. Reporting to the President of the firm, the candidate will provide administrative assistance to the President and to the Executive Committee as needed. Your next challenges:

• Extensive/high-volume calendar and key dates management (including meetings, personal appointments, due dates, client-related activities and reminders)
• Coordination of travel arrangements, including booking flights, hotels, car rental, and restaurant reservations
• Coordination and management of meetings and conferences, including catering
• Updating and maintaining accurate contact information and clients lists
• New client intake, including preparing client identification forms, drafting engagement letters, coordinating receipt of retainers and related functions and verifications
• Opening new client matters following firm protocols and requirements
• Utilizing and maintaining an orderly filing and retrieval system to ensure ease of reference to historical paper or electronic records
• Preparing, editing, formatting, printing, scanning and revising documents and correspondence, including proofreading and verification for clarity, as required
• Managing and organizing incoming calls, e-mail correspondence and faxes, responding to routine client inquiries and requests, and independently managing follow-ups; supporting administrative requirements associated with the position
• Archive closed files and maintain/store client files as appropriate
• Preparing daily time entries for the President according to firm standards
• Inputting and monitoring budgets on select files and provide budget updates to responsible attorney(s) as required
• Assist in monthly invoice review and communicate billing instructions to Accounting Department
• Maintain and update job knowledge and technical skills by identifying and participating in educational opportunities, and (if applicable) sharing knowledge through training initiatives

Who are we looking for?

• Vocational Studies Diploma (DEP) is preferred
• A minimum of five (5) years of relevant professional experience in the legal or service industry
• Excellent oral and writing skills in French and English
• Excellent knowledge of Microsoft Office Suite (particularly Outlook, Word and Excel)
• Great attention to detail
• A flexible self-starter with good judgment and a high level of professionalism
• Ability to set priorities, manage expectations and work within tight deadlines
• Excellent organizational and time-management skills

Working at KRB means:

• Warm and friendly colleagues
• Career progression tailored to your ambitions
• An inclusive and dynamic work atmosphere
• A flexible and hybrid work schedule (telecommuting possible)
• A new office in a bright and spacious new space
• A comprehensive group health benefits plan
• A bank of annual personal days to reconcile professional and personal life
• Employee assistance program and telemedicine service at your fingertips
• A culture where diversity, equity, and inclusion are not only valued, but celebrated