Chargée de projets en événementiel, congrès / Project Manager in Events, congress

(English below) Poste : Chargée de projets en événementiel, conférences et congrès   Supérieur immédiat : Directrice nationale des opérations, division PCO Expérience : 5 ans minimum Statut d’emploi : Temps plein Salaire : Salaire concurrentiel fondé sur l'expérience professionnelle, le régime d'encouragement et les avantages sociaux Mode de travail : Hybride / Télétravail ** Les candidats doivent demeurer dans les métropoles citées pour déplacements réguliers lors d’évènements, au besoin ** Date d’entrée en fonction : Immédiat   Bureaux JPdL : Montréal (Québec) - Hybride Québec (Québec) - Télétravail   À PROPOS DE JPdL Fondée en 1982 par Jean-Paul de Lavison, JPdL est devenue l'une des plus importantes entreprises de planification d'événements et de conférences au Canada. Son expertise repose sur trois piliers d'activité :

• Gestion d'événements corporatifs et d'associations et de voyages incitatifs pour le marché canadien.
• Conception et gestion de voyages incitatifs, de séminaires, d'expéditions d'apprentissage et de missions professionnelles à travers le Canada, adaptés aux besoins des clients européens.
• Conception, gestion et logistique de conférences, congrès et symposiums aux niveaux local, national et international.

  CE QUI NOUS DISTINGUE Notre structure dynamique s'adapte continuellement, répond aux défis et se transforme pour mieux répondre au contexte et aux exigences d'aujourd'hui. La nécessité de donner un sens à nos actions et le désir de s'impliquer pour faire une différence ! La volonté d'intégrer les enjeux de développement durable dans nos activités quotidiennes et d'adopter des actions écoresponsables spécifiques pour la gestion exemplaire de tous nos événements.   DIFFÉRENCES CLÉS : PCO VS. GESTION DE CONFÉRENCES ASSOCIATIVES Si vous avez travaillé dans le domaine de la gestion de conférences pour une association, vous trouverez ce rôle différent, mais passionnant. Les PCO jonglent avec de multiples événements pour divers clients, ce qui signifie que vous devrez vous adapter rapidement, gérer différentes priorités et vous concentrer sur la satisfaction du client et la rentabilité des projets. Le rythme est soutenu, mais il est également gratifiant pour ceux qui aiment que chaque journée soit différente.    Fonctions et responsabilités du poste : Planification et gestion d’événements :

• Créer et gérer les échéanciers, budgets et cahiers de charge sans transpirer.
• Toujours prévoir un plan B (et même un plan C) pour parer à l’imprévu.
• Être le calme au milieu de la tempête lors de l’exécutions d’événements sur site.

Relations avec les clients et parties prenantes :

• Construire des relations solides avec les clients et leur faire sentir qu’ils sont votre priorité absolue.
• Collaborer avec les comités, commanditaires et fournisseurs pour synchroniser les éléments des projets.
• Négocier avec les fournisseurs.

Budget et supervision financière :

• Établir des budgets précis et garder un œil sur chaque dollar.
• Fournir des comptes-rendus détaillés après les événements.

Leadership et coordination d’équipe :

• Guider les équipes projets comme un pro, en assurant que tout le monde connaît son rôle.
• Maintenir une ambiance positive et productive, même lorsque les délais sont serrés.
• Mentorer les collaborateurs juniors et encourager leur réussite.
• Déléguer les tâches avec clarté et confiance.

Développement de contenu et de programme :

• Bien comprendre tout le cycle, de l’appel à résumés jusqu’à la gestion du salon des conférenciers.
• Utiliser des outils comme les sondages interactifs pour maintenir l’engagement des participants.

Gestion logistique et des fournisseurs :

• Superviser tous les détails pratiques, de l’audiovisuel à la restauration.
• S’assurer que les fournisseurs tiennent leurs engagements (et plus encore).

Technologies et outils :

• Maîtriser des plateformes comme Aventri (Stova) et PheedLoop.
• Utiliser des outils tels que Microsoft 365, Asana et Airtable pour gérer les événements efficacement.

Profil : Formation et expérience :

• Minimum 5 ans d’expérience en gestion de conférences et événements.
• Expérience en gestion de plusieurs projets dans un environnement qui évolue rapidement.
• Connaissance du rôle de Professionnel de Congrès (PCO).

Compétences :

• Compétences organisationnelles et gestion du temps.
• Capacité à résoudre des problèmes comme un super-héros.
• Excellentes aptitudes à la communication en français et en anglais (oral et écrit) requis.
• Sang-froid et attitude proactive face aux défis.
• Connaissance des technologies et toujours prêt à apprendre de nouveaux outils.
• Souci du détail et créativité.
• Leader naturel et excellent coéquipier.
• Sait déléguer efficacement.
• Sensibilisé aux différences culturelles et doté de finesse interpersonnelle.
• Prêt à voyager et à travailler selon un horaire flexible au besoin.

  Inscription : Si vous vous sentez prêt à rejoindre l'équipe JPdL, nous serions ravis de vous rencontrer ! Envoyez-nous votre curriculum vitae et une lettre de motivation à rh.hr@jpdl.com. Veuillez indiquer dans l'objet du courriel : «  Chargée de projets en événementiel, conférences et congrès, Montréal/Québec, QC »  Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à JPdL. Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.   Notez que l'utilisation du masculin doit être comprise comme neutre, n'ayant d'autre but que d'alléger la présentation du texte. ***** Position: Program Manager in Events, conference and congress Supervisor:  National director of operations, PCO division Experience: 5 years minimum Status: Full time Salary: Competitive salary based on professional experience, incentive plan and benefits Flexible working mode: Hybrid / Remote **Candidates must reside within the cities mentioned for regular travel during events, when required** Start date: Immediately JPdL Offices: Montreal, Quebec - Hybrid Quebec, Quebec - Remote ABOUT JPdL   Founded in 1982 by Jean-Paul de Lavison, JPdL has become one of the largest events and conference planning companies in Canada. Its expertise is based on three pillars of activity:

• Management of corporate and association events and incentive trips for the Canadian market.
• Design and management of incentive trips, seminars, learning expeditions and professional missions across Canada, adapted to the needs of European clients. 
• Design, management and logistics of conferences, congresses and symposiums at local, national and international levels.

WHAT SETS US APART   Our dynamic structure is continually adapting, meeting challenges and transforming itself to better meet today's context and requirements. The need to give meaning to our actions and the desire to get involved to make a difference! The desire to integrate sustainable development issues into our daily activities and to adopt specific eco-responsible actions for the exemplary management of all our events. KEY DIFFERENCE: PCO VS. ASSOCIATION CONFERENCE MANAGEMENT If you’ve worked in association conference management, you’ll find this role different—but exciting. PCOs juggle multiple events for diverse clients, meaning you’ll need to adapt quickly, manage various priorities, and focus on delivering both client satisfaction and profitability. It’s fast-paced, but also rewarding for those who love variety. Job Duties and Responsibilities: Event Planning and Management:

• Create and manage event timelines, budgets, and logistics without breaking a sweat.
• Have a Plan B (and sometimes Plan C) ready for when things don’t go as planned.
• Be the calm in the storm when managing on-site event execution.

Client and Stakeholder Relations:

• Build amazing relationships with clients and make them feel like they’re your top priority.
• Work with committees, sponsors, and partners to keep everyone on the same page.
• Negotiate with suppliers and vendors.

Budgeting and Financial Oversight:

• Create event budgets and keep a close eye on every penny.
• Reconcile accounts post-event and show clients exactly where the magic (and money) went.

Team Leadership and Coordination:

• Lead project teams like a pro, making sure everyone knows their role and has what they need.
• Keep the vibe positive and the work productive, even on tight deadlines.
• Be a mentor to junior staff and cheer on their successes.
• Delegate tasks with clarity and trust.

Program and Content Development:

• Understand the whole cycle, from call for abstracts to speaker ready room.
• Comprehend tools like live polling and interactive Q&A to keep attendees engaged.

Logistics and Vendor Management:

• Oversee all the nitty-gritty details, from audiovisual needs to catering.
• Ensure vendors deliver what they promised (and more).

Technology and Tools:

• Master platforms like Aventri (Stova), PheedLoop.
• Leverage tools like Microsoft 365, Asana and Airtable to manage events.

Profile: Education and Experience:

• At least 5 years of experience in event and conference management.
• Proven track record of managing multiple projects in a fast-paced environment.
• Familiarity with working for a Professional Congress Organizer (PCO).

Skills:

• Top-notch organizational and time management skills.
• Problem-solving abilities.
• Stellar communication skills in both English and French required.
• Cool under pressure with a “can-do” attitude.
• Tech-savvy and always looking to learn new tools.
• Detail-oriented with a creative twist.
• A natural leader who’s also a great teammate.
• Knows how to delegate like a boss.
• Brings cultural awareness and interpersonal finesse to the table.
• Ready to travel and work flexible hours when the job demands it.

Contact: If you feel ready to join the JPdL team, we would love to meet you! Send us your curriculum vitae and a cover letter to rh.hr@jpdl.com. Please indicate in the subject of the email: “ Project Manager in Events, conference and congress, Montreal/Quebec, QC”  Thank you for your interest in JPdL. Only candidates selected for an interview will be contacted.