Adjoint(E) Administratif(Ve) / Administrative Assistant

English job description will follow. Titre du poste : Adjoint(e) administratif(ve) Relevant du : Président-directeur général Lieu : Saint-Hubert, MET – Aéroport métropolitain de Montréal Type de poste : Temps plein, sur place, aucun télétravail possible. À propos de nous YHU Terminal est un partenariat entre Porter Aviation Holdings et Macquarie Asset Management pour développer et exploiter un nouveau terminal passagers ultramoderne à MET – Aéroport métropolitain de Montréal à Saint-Hubert. Le nouveau terminal moderne devrait être opérationnel fin 2025 et accueillera éventuellement jusqu’à quatre millions de passagers par an. YHU Terminal opérera dans un environnement aéroportuaire dynamique, offrant des services exceptionnels aux passagers, compagnies aériennes et parties prenantes. Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ve) hautement organisé(e) et proactif(ve) pour soutenir notre équipe de direction et de gestion. Ce rôle est crucial pour assurer des opérations fluides, une coordination efficace des projets et une communication efficace à tous les niveaux de l’organisation. Responsabilités principales Gestion de l'agenda

• Maintenir et gérer des calendriers complexes pour l'équipe de direction et de gestion, y compris la planification et la coordination des réunions, rendez-vous et événements.
• Anticiper les conflits d'horaire et les résoudre de manière proactive.

Préparation des réunions exécutives

• Coordonner et préparer les documents pour les réunions exécutives, y compris les ordres du jour, rapports, présentations PowerPoint et documents de soutien.
• Rédiger les comptes rendus de réunion, suivre les suivis et assurer la réalisation des actions dans les délais.
• Communiquer avec les participants pour garantir la préparation et le bon déroulement des réunions.

Coordination de projets

• Soutenir les dirigeants dans la planification et le suivi de l'avancement des projets clés, en veillant à ce que les délais et les livrables soient respectés.
• Collaborer avec les équipes internes et les parties prenantes pour recueillir et distribuer les mises à jour des projets.

Gestion de bureau

• Superviser les opérations administratives quotidiennes du bureau pour assurer l'efficacité.
• Gérer les fournitures de bureau, l'équipement et les relations avec les fournisseurs.

Gestion des documents

• Préparer, organiser et gérer les documents critiques, en assurant l'exactitude, la confidentialité et l'accessibilité.
• Maintenir les systèmes de classement, tant numériques que physiques, conformément aux normes de l'entreprise.

Préparation des dossiers du conseil d'administration

• Assembler et distribuer les dossiers de réunion du conseil, y compris les ordres du jour, rapports et présentations.
• Rédiger et distribuer les comptes rendus de réunion avec précision et attention aux détails.
• Suivre les actions et veiller au respect des délais.

Communication avec les parties prenantes

• Servir de liaison entre l'équipe de direction et les parties prenantes internes/externes, en assurant une communication rapide et efficace.
• Rédiger et relire la correspondance, les rapports et les présentations.

Soutien sur place

• Fournir un soutien pratique pour les opérations de bureau, les réunions et les événements.
• Ce rôle nécessite une présence régulière sur place et n'est pas adapté au télétravail.

Qualifications

• Expérience avérée en tant qu’adjoint(e) administratif(ve) ou rôle similaire dans un environnement dynamique.
• Compétences exceptionnelles en organisation et gestion du temps.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais et en français.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel et PowerPoint.
• Capacité à gérer des informations confidentielles avec discrétion.
• Approche proactive et adaptable à la résolution de problèmes.
• Expérience en coordination de projets, gestion de bureau, préparation de réunions exécutives et prise de notes est un atout.

_________________________________________________________________________________________ Job Title: Administrative Assistant Reporting to the President & CEO Location : Saint Hubert, MET – Montreal Metropolitan Airport Position Type : Full-time, on-site, no remote work possible. About Us YHU Terminal is a partnership between Porter Aviation Holdings and Macquarie Asset Management to develop and operate a new state-of-the-art passenger terminal at MET - Montreal Metropolitan Airport in Saint-Hubert. The new modern terminal is expected to be in operation late in 2025 and will eventually welcome up to four million passengers a year. YHU Terminal operates in a dynamic airport environment, offering exceptional services to passengers, airlines, and stakeholders. We are seeking a highly organized and proactive Administrative Assistant to support our executive and management team. This role is crucial in ensuring seamless operations, efficient project coordination, and effective communication across all levels of the organization. Key Responsibilities Agenda Management

• Maintain and manage complex calendars for the executive and management team, including scheduling and coordinating meetings, appointments, and events.
• Anticipate scheduling conflicts and proactively resolve them.

Executive Meeting Preparation

• Coordinate and prepare materials for executive meetings, including agendas, reports, Power Point presentations, and supporting documents.
• Record meeting minutes, track follow-ups, and ensure timely completion of action items.
• Liaise with participants to ensure readiness and smooth execution of meetings.

Project Coordination

• Support executives in planning and tracking progress of key projects, ensuring deadlines and deliverables are met.
• Collaborate with internal teams and stakeholders to gather and distribute project updates.

Office Management

• Oversee the day-to-day administrative operations of the office to ensure efficiency.
• Manage office supplies, equipment, and vendor relationships.

Document Control

• Prepare, organize, and manage critical documents, ensuring accuracy, confidentiality, and accessibility.
• Maintain filing systems, both digital and physical, in compliance with company standards.

Board Package Preparation

• Assemble and distribute board meeting packages, including agendas, reports, and presentations.
• Record and distribute meeting minutes with accuracy and attention to detail.
• Follow up on action items and ensure timelines are respected.

Stakeholder Communication

• Act as a liaison between the executive team and internal/external stakeholders, ensuring timely and effective communication.
• Draft and proofread correspondence, reports, and presentations.

On-Site Support

• Provide hands-on support for office operations, meetings, and events.
• This role requires regular on-site presence and is not suitable for remote work.

Qualifications

• Proven experience as an Administrative Assistant, or similar role in a fast-paced environment.
• Exceptional organizational and time-management skills.
• Strong written and verbal communication skills in English and French.
• Advanced proficiency in Microsoft Office Suite , particularly Word, Excel, and PowerPoint .
• Ability to handle confidential information with discretion.
• Proactive and adaptable approach to problem-solving.
• Experience in project coordination, office management, executive meeting preparation, and minute-taking is an asset.