Office Admin. Manager, Travel Calendar Coordination/Chef Des Services Administratifs

Head of Administrative Services Montreal, QC Hybrid Expert communication skills (written & oral) in English are required for this role. Description française à suivre What will you do? In this role, you will oversee end-to-end operations of how BCA clients interact with BCA’s most sought-after Strategists. You will report to the Chief Operating Officer and work closely with both the research and sales teams to facilitate the Strategists’ activities. Your key responsibilities will include: Oversee the Admin team as a player-coach to:

• Coordinate Strategist calendars, ensure all meetings (virtual / in-person) are flawlessly planned and executed, and not miss a single detail to put on the best show for our clients… every time.
• Manage Strategist calendars and maximize client impact of their activities, ensuring optimal scheduling of meetings, conference calls, webcasts, and travel.
• Coordinate with sales team and managing travel schedules and booking trips.
• Collate receipts and complete expense reports.
• Assess current workflows and identify areas for improvement.
• Participate as a key player in initiatives aimed at optimizing admin operations and increasing efficiency.
• Engage with outsourced admin services to reinforce the internal team’s bandwidth as needed.
• Draft necessary correspondence (French and English) and review documents.

Experience & Skills to be Successful in this Role:

• Minimum 4 years of experience with administrative duties.
• At least 1 year of experience in managerial role with a focus on executive support or admin.
• Strong event and logistics planning background is a plus.
• Excellent organizational and project management abilities.
• Outstanding communication and interpersonal skills.
• Maintaining confidentiality and exercising a high level of discretion is essential.
• Excellent spoken and written English

Your Behavioral Competencies:

• High EQ. You will quarterback high-stakes client interactions in partnership with senior leaders from Research & Sales. You must be adaptable and open to change in a dynamic work environment.
• Detail Orientation. This role requires a soul that craves organization, checklists, and hyper attention to detail, to effectively juggle all the balls in the air.
• No task is too small. Humility and strong work ethic to do whatever it takes to prioritize client experience.
• Team Work.You genuinely value other’s input and expertise, and are willing to learn from others. You solicit ideas and opinions to help form specific decisions or plans.
• Curious. You ask a series of probing questions to get to the root of a situation and go below the surface.

Why us? We offer a competitive compensation package which empowers our employees to thrive both professionally and personally. Our benefits package includes medical, dental and vision coverage, employer matching retirement plan, flexible work arrangements, vacation time & paid holidays, tuition reimbursement & learning resources. We embrace and support each other without labels to make BCA Research a phenomenal and progressive place to thrive. We offer a competitive compensation package and benefits. Flexibility, trust and responsibility for a balance between wellness and high performance. Professional development, Recognition and rewards and a team spirit, support and sense of belonging to the company’s goals and plans. Join us and be part of a diverse team that shapes the future of investment insights. BCA Research provides equal employment opportunities to all employees and applicants for employment and prohibits discrimination and harassment of any type without regard to race, colour, religion, age, sex, national origin, disability status, genetics, protected veteran status, sexual orientation, gender identity or expression, or any other characteristic protected by federal, state, or local laws. Chef des services administratifs Montréal, Canada Le poste requiert d'excellentes compétences de communication en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit. Le rôle Dans ce rôle, vous superviserez la totalité des opérations et des interactions clients avec les stratèges les plus convoités de BCA. Vous allez reporter au directeur des opérations et travaillerez en étroite collaboration avec les équipes de recherche et de vente pour faciliter les activités des stratèges. Vos principales responsabilités seront les suivantes : Superviser l'équipe administrative en tant que coach pour :

• Coordonner les calendriers des stratèges, veiller à ce que toutes les réunions (virtuelles ou en personne) soient parfaitement planifiées et exécutées, et ne manquer aucun détail pour offrir le meilleur service à nos clients... à chaque fois.
• Gérer les calendriers des stratèges et maximiser l'impact de leurs activités sur les clients, en veillant à la programmation optimale des réunions, des conférences téléphoniques, des webcasts et des déplacements.
• Coordonner avec l'équipe de vente la gestion des calendriers de voyage et la réservation des voyages.
• Rassembler les reçus et remplir les notes de frais.
• Évaluer les flux de travail actuels et identifier les aspects à améliorer.
• Participer en tant que partenaire clé aux initiatives visant à optimiser les opérations administratives et à accroître l'efficacité.
• Faire appel à des services administratifs externalisés pour renforcer la capacité de travail de l'équipe interne, le cas échéant.
• Rédiger la correspondance nécessaire (en français et en anglais) et réviser les documents.

Compétences clés, qualifications et expérience :

• Au moins 4 ans d'expérience dans des tâches administratives.
• Au moins un an d'expérience dans un rôle de gestion avec un focus sur l'assistance aux cadres ou l'administration.
• Une solide expérience de la planification d'événements et de la logistique est un atout.
• Excellentes capacités d'organisation et de gestion de projets.
• Excellentes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles.
• Le maintien de la confidentialité et l'exercice d'un haut niveau de discrétion sont essentiels.
• Excellente maîtrise de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit

Habiletés comportementales :

• QE élevé : vous serez en charge des interactions avec les clients, en partenariat avec les responsables de la recherche et de la vente. Vous devez être polyvalent et ouvert au changement dans un environnement de travail dynamique.
• Sens du détail : ce rôle requiert une personne qui a un grand besoin d'organisation et d'attention aux détails, afin de jongler efficacement avec toutes les situations qui se présentent.
• Aucune tâche n'est trop petite. Humilité et forte éthique de travail pour faire tout ce qu'il faut pour donner la priorité à l'expérience du client.
• Travail d'équipe : vous valorisez la contribution et l'expertise des autres et vous êtes prêt à apprendre des autres. Vous sollicitez les idées et les opinions pour vous aider à prendre des décisions ou à élaborer des plans spécifiques.
• Curieux : vous posez une série de questions pertinente pour trouver la racine d'une situation et aller au-delà de la surface.

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