Spécialiste Ressources Humaines / Human Resources Specialist

Description générale du rôle Ce poste nécessite une présence sur site. Les responsabilités de ce poste comprennent l'interprétation et l'administration des politiques, procédures et programmes des ressources humaines et l'aide à la facilitation et à la résolution des problèmes liés au travail. Le spécialiste en RH est responsable de la qualité de l'expérience des employés, ainsi que de l'engagement des employés, fournissant un soutien administratif à tous les employés d'Axis tout en veillant à la conformité avec les lois et règlements sur l'emploi fédéraux et provinciaux/étatiques et locaux, ainsi qu'aux politiques et procédures d'Axis. Principales responsabilités

• Répondre rapidement aux demandes des employé(e)s concernant les questions RH, notamment les congés, les politiques et les avantages, et agir comme ressource pour les employé(e)s.
• Offrir des conseils et du coaching aux gestionnaires pour gérer les mesures disciplinaires progressives.
• Mener des enquêtes courantes et complexes sur des questions de relations de travail, telles que le harcèlement et la discrimination.
• Faire le suivi de l’absentéisme en contactant les employé(e)s, en demandant les documents justificatifs et en informant les gestionnaires ainsi que les équipes RH/Paie des congés de maladie.
• Conduire des entrevues de départ pour les employé(e)s quittant l’entreprise et identifier les départs, tout en informant leurs superviseurs et les départements concernés.
• Préparer des lettres liées à l’emploi (p. ex., attestations d’emploi, confirmations d’assurance, lettres d’immigration) et répondre aux demandes de confirmation d’emploi.
• Créer et maintenir les dossiers du personnel en examinant, numérisant, indexant et entrant les informations des documents d’emploi dans les systèmes RHIS.
• Suivre les dates d’expiration des visas de travail et soutenir les dossiers des employé(e)s liés à l’immigration.
• Entrer et suivre les informations des employé(e)s dans les systèmes désignés, y compris l’assiduité quotidienne, les dates d’expiration des permis de travail et d’autres bases de données pertinentes.
• Rechercher et répondre aux questions générales des employé(e)s et des gestionnaires concernant les politiques et processus RH, en escaladant les problèmes complexes lorsque nécessaire.
• Participer au développement et à la mise à jour des politiques, lignes directrices et procédures RH.
• Offrir un soutien pour les processus RH, y compris les évaluations de performance, les augmentations salariales annuelles et les initiatives de rémunération/avantages sociaux.
• Assister à la distribution des documents de fin d’année (p. ex., T4 et Relevé 1).
• Effectuer des tâches administratives telles que la rédaction de correspondances et la réponse aux demandes externes.
• Préparer des rapports et listes ponctuels selon les besoins, en garantissant l’exactitude des données entrées et sorties.
• Maintenir l’exactitude et la complétude des données dans les systèmes d’employé(e)s et veiller à ce que les rapports répondent aux besoins organisationnels.
• Participer à divers projets de l’équipe RH pour améliorer les processus et les résultats.
• Prendre en charge la gestion des dossiers des employé(e)s et des communications internes des RH.

Éducation Études postsecondaires, de préférence en gestion des ressources humaines ou dans un domaine connexe. Expérience Minimum de 2 ans d'expérience en tant que spécialiste en RH. Connaissance des lois sur l'emploi canadiennes et québécoises. Logiciel Bonne maîtrise de l'informatique, y compris la capacité de créer et de mettre à jour des documents dans MS Word, Excel et PowerPoint. Compétences

• Excellentes compétences en communication verbale et écrite.
• Capacité à travailler avec un groupe diversifié d'employés et d'individus.
• Attitude positive et énergique avec une passion pour servir les autres.
• Compétence distincte en résolution de problèmes et mentalité agile, associée à de fortes compétences interpersonnelles, de négociation et de communication.
• Capacité à traiter de manière sensible des documents confidentiels.
• Forte éthique de travail et attitude professionnelle associées à des normes élevées d'excellence et de discrétion.
• Français et anglais*

*La maîtrise de l'anglais est essentielle pour communiquer, soutenir et fournir des services aux individus, employés ou partenaires qui ne parlent pas français, en particulier lorsqu'ils se trouvent à l'extérieur de la province de Québec. EN General Description of the Role This position requires an on-site presence. The responsibilities for this position include interpreting and administering Human Resource policies, procedures, and programs and helping facilitate and resolve work-related problems.The HR Specialist is responsible for the quality of the employee experience, as well as employee engagement, providing administrative support to all Axis employees while ensuring compliance with federal and state/provincial and local employment laws and regulations & and Axis policies and procedures. Key Responsibilities

• Respond promptly to employee inquiries about HR matters, including leaves, policies, and benefits, and act as a resource for employees.
• Provide advice and coaching to managers on handling progressive disciplinary actions.
• Conduct routine and complex investigations involving employee relations issues such as harassment and discrimination.
• Follow up on absenteeism by contacting employees, requesting supporting documents, and informing managers and HR/Payroll teams about sick leaves.

Conduct exits interviews for departing employees and identify terminating employees, notifying their supervisors and relevant departments.

• Prepare employment-related letters (e.G., job attestations, insurance confirmations, immigration letters) and respond to employment confirmation inquiries.
• Create and maintain personnel files by reviewing, scanning, indexing, and entering employment document information into HRIS systems.
• Track work visa expirations and assist with immigration-related employee files.
• Input and track employee information in designated systems, including daily attendance, work permit expirations, and other relevant databases.
• Research and respond to general employee and manager questions about HR policies and processes, escalating complex issues when necessary.
• Participate in developing and updating HR policies, guidelines, and procedures.
• Offer support for HR processes, including performance evaluations, annual salary increases, and compensation/benefit initiatives.
• Assist with year-end document distribution (e.G., T4s and Rel 1).
• Perform administrative functions, such as drafting correspondence and responding to external inquiries.
• Prepare ad-hoc reports and lists as needed, ensuring accuracy in input and output data.
• Maintain accuracy and completeness of data in employee systems and ensure reports are aligned with organizational needs.
• Participate in various HR team projects to improve processes and outcomes.
• Take charge of employee file management and internal HR communications.

Education Post-secondary education, preferably in Human Resources Management or related field. Experience Minimum of 2 years’ experience as an HR Specialist. Knowledge of Canadian and Quebec employment laws. Software Good computer skills including the ability to create and update documents in MS Word, Excel, and PowerPoint are required. Skills

• Excellent verbal and written communication skills
• Ability to work with a diverse group of employees and individuals.
• Positive and energetic attitude with a passion for serving others.
• Distinct problem-solving competence and agile mindset, coupled with strong interpersonal, negotiation, and communications skills.
• Ability to deal sensitively with confidential material.
• Strong work ethic and a professional attitude combined with high standards of excellence and discretion.
• French and English*

* English is essential to communicate, support and provide services to individuals, employees or partners who do not speak French, particularly when they are outside the province of Quebec.