Leasing Coordinator

Leasing Coordinator - Montreal, QuebecAs of April 1st, our office will move to 400 Avenue Ste-Croix, office # 3300, St-Laurent, H4N 2L3.Choice Properties Real Estate Investment Trust is an owner, manager and developer of well-located retail and commercial real estate across Canada. Choice Properties' portfolio spans approximately 65 million square feet of gross leasable area and consists of over 700 properties primarily focused on supermarket-anchored shopping centres and stand-alone supermarkets.Choice Properties' strategy is to create value by enhancing and optimizing its portfolio through accretive acquisitions, strategic development and active property management. Choice Properties' principal tenant is Loblaw Companies Limited, Canada's largest retailer. Choice Properties' strong alliance with Loblaw positions it well for future growth.A commitment to continuous learning and development is a strong part of our culture.The Leasing Coordinator provides day-to-day administrative support to, and assists in facilitating all leasing activities for the regional leasing team.Responsibilities:Provide administrative support, including typing all types of correspondence, completing reports, photocopying, scanning, opening tenant files, taking minutes if necessary and help coordinating meetings.Keep track of various documents in circulation between departments, partners and tenants including but not limited to lease documents, offers, deal summaries and documents out for signature.Support the leasing team with View The Space (VTS) from set up to inputting, updating and completion (Lease execution).Review monthly leasing reports and ensure reports and VTS are accurate.Collaborate with the leasing team and joint venture partners to ensure that leasing activity is being properly recorded.Process all tenant allowances and brokerage fees for payment as well as track all progressive payments for same.Track all critical dates, contractual waivers and leasing capital expenditures and draft corresponding letters for administrative approvals and sign offs.Input leasing assumptions for the budget into JDE, run reports and ensure the accuracy of same.Distribute, scan, organize and maintain all lease related documents including to the electronic filing system (M-files).Complete credit checks for potential tenants.Liaison with marketing and Property Managers for development/leasing signage on our sites as well as pylon signage for tenants.Draft and distribute letters as required between parties.Interact with joint venture partners as required.In conjunction with the leasing team update and distribute the monthly lease expires report.Answer leasing hot line (calls) and follow up on leasing inquires and distribute accordingly.Assist with developing presentations for internal and external use.Update site plans and the property fact sheets as required.Coordinate leasing conferences and functions.Other functions as required to facilitate the smooth operations of the leasing department.Qualifications:Minimum of 3+ years of experience in a similar role within a commercial real estate environment.Proficient with lease documents and related documents, drafting experience and lease review is an asset.Fluency in French and English;Strong communication skills, both verbal and written.Proactive and highly organized with the ability to prioritize multiple tasks; must be able to work independently as well as to take direction from team members and supervisor.Accuracy and attention to detail is critical.Able to identify team and client needs and commit to responding to them in agreed upon timeframes.Work well in a team environment and has a positive outlook and attitude.Excellent grammatical and writing skills.Must be proficient in Word, PowerPoint, Excel, Outlook.Experience with JDE or equivalent software is preferred.Coordonnateur(trice) de location - Montréal, QuébecLa Fiducie de placement immobilier Propriétés de Choix détient, gère et développe des immeubles commerciaux et de détail stratégiquement situés partout au Canada. Son portefeuille compte près de 65 millions de pieds carrés de surface commerciale utile et plus de 700 propriétés principalement axées sur les centres commerciaux pourvus d'un supermarché et les supermarchés autonomes.La stratégie de Propriétés de Choix consiste à créer de la valeur en améliorant et en optimisant son portefeuille grâce à des acquisitions rentables, à une élaboration de stratégies et à une gestion immobilière active. Le locataire principal de Propriétés de Choix est Les Compagnies Loblaw Limitée, le plus important détaillant au Canada. La solide alliance de Propriétés de Choix avec Loblaw la positionne bien en vue d'une croissance future.L'engagement en faveur de l'apprentissage et du perfectionnement continus constitue un élément important de notre culture.La personne titulaire de ce poste apporte un soutien administratif quotidien à l'équipe régionale de location commerciale de l'Est du Canada et l'aide à réaliser l'ensemble de ses activités de location.Responsabilités :Apporter soutient administratif, notamment taper divers types de communications, finaliser des rapports, photocopier et numériser des documents, ouvrir les dossiers des locataires, rédiger les procès-verbaux au besoin et coordonner les réunions;Faire le suivi des divers documents en circulation entre les départements, les partenaires et les locataires, y compris, mais sans s'y limiter, les documents de location, les offres, les sommaires des ententes et les documents à signer;Soutenir l'équipe de location avec View The Space (VTS) de la configuration à la saisie, à la mise à jour et à la finalisation (exécution de la location);Passer en revue les rapports de location mensuels et s'assurer que les rapports et les VTS sont exacts;Collaborer avec l'équipe de location et les partenaires de coentreprise pour s'assurer que les activités de location sont correctement répertoriées;Traiter toutes les allocations des locataires et les frais de courtage pour le suivi du paiement et /ou paiements progressifs;Faire le suivi de toutes les dates importantes, des renonciations contractuelles, des dépenses en immobilisations de location et des ébauches de lettres correspondantes pour les approbations et signatures administratives;Entrer les prévisions budgétaires de location dans JDE, exécuter des rapports et assurer l'exactitude de ces données;Distribuer, numériser, organiser et tenir à jour tous les documents relatifs à la location, y compris ceux du système de classement électronique (fichiers M);Assurer la vérification de crédit des locataires potentiels;Assurer la liaison avec les gestionnaires marketing et gestionnaires des lieux pour l'aménagement et la location des affiches sur nos sites ainsi que les enseignes de pylône pour les locataires;Rédiger et distribuer les lettres au besoin entre les parties;Interagir avec les partenaires de coentreprise, au besoin;En collaboration avec l'équipe de location, mettre à jour et distribuer le rapport sur l'expiration mensuelle de la location;Répondre à la ligne d'assistance téléphonique sur la location (appels) et faire le suivi des questions liées à la location et les distribuer en conséquence;Participer à l'élaboration de présentations pour usage interne et externe;Mettre à jour les plans de site et les fiches d'information sur la propriété, au besoin;Coordonner les conférences et les fonctions de location;Autres fonctions au besoin pour faciliter le bon fonctionnement du service de location.Profil recherché :Au moins trois (3) années d'expérience dans une fonction similaire dans le secteur de l'immobilier commercial;Maîtrise des documents de location et des documents connexes, expérience en rédaction et en révision de location, un atout;Excellentes aptitudes de communication verbale et écrite;Maîtrise du français et de l'anglais;Proactivité, sens de l'organisation et capacité d'établir des priorités dans l'exécution de plusieurs tâches; être capable de travailler de façon autonome et de suivre les directives des membres de l'équipe et du superviseur;Précision et souci du détail, essentiels;Capacité à définir les besoins de l'équipe et des clients et de s'engager à leur répondre selon les délais prévus;Capacité à bien fonctionner dans un milieu privilégiant le travail d'équipe, attitude positive;Excellentes compétences grammaticales et rédactionnelles;Maîtrise des logiciels Word, PowerPoint, Excel et Outlook;Expérience avec JDE ou un logiciel similaire, préférable. AGG