Agent.e de soutien administratif, classe principale

Description sommaire : No de concours : 2324-SR-102 | No de poste : 815-503-05

Service : Organisation scolaire

Statut : Personne salariée régulière à temps complet

Supérieure immédiate : Luce Delisle

Période : Dès que possible;

Salaire  : De 23,12 $ à 28,31$ de l'heure;

Horaire : Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30;

Lieu de travail : 3800, rue Sherbrooke Est, Montréal.

Fonctions : Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à assurer la coordination d'un ensemble de travaux administratifs d'un secteur d'activités donné ou d'être affecté à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l'expertise et l'autonomie.

Principales tâches et activités : Effectuer les opérations nécessaires au processus de réservation et d'assignation de locaux du Collège, pour les activités pédagogiques ou administratives, entre autres :

Procéder à l'attribution de locaux lors de la conception des horaires

et des évaluations sommatives de fin de session

Traiter et suivre les demandes de réservation selon les disponibilités et les règles de priorité, ou d'annulation

Divers :

Produire différents rapports, statistiques, listes selon les besoins des enseignants, collègues, responsables de services, départements ou organismes externes;

Participer aux tâches et activités reliées à l'EUF (Épreuve uniforme de français) tels que; inscription des étudiants, surveillance d'examens, contrats des surveillants, appels téléphoniques, répondre aux questions des étudiants etc.

Répondre aux différentes demandes d'information des professeurs, du personnel et de différents organismes externes, sur les programmes et les préalables aux programmes;

Communiquer régulièrement avec le MELS, Skytech, l'Ordre des infirmiers et infirmières du Québec, etc., pour des questions relatives à certains processus ou règles d'application;

Mettre à jour des documents dynamiques dans le logiciel Clara

Description détaillée : Cheminement scolaire :

En collaboration avec le technicien en administration :

Générer et proposer massivement les cheminements scolaires et les choix de cours à tous les étudiants de l'enseignement régulier;

Effectuer l'analyse et traitement des préalables, compétences, nombre de cours ou autres exigences

Procéder à la mise à jour des dossiers dans CLARA

Renseigner et guider les étudiants qui désirent effectuer des modifications de leur choix de cours.

Traiter les demandes d'inscriptions tardives;

Traiter les annulations de cours;

Traiter les commandites en provenance du SRAQ;

Traiter les demandes de reclassement pour les cours de langues;

Analyser et facturer les étudiants à temps partiel et en assurer le suivi;

Travailler en étroite collaboration avec le technicien à la mise en place des opérations administratives nécessaires à l'organisation des cours d'été, entre autres :

Recevoir, traiter et appliquer les échéanciers du SRAM

Appliquer les règles de priorité et gérer les listes d'attente;

Élaborer et distribuer le guide des cours disponible;

Élaborer et mettre à jour les horaires des cours d'été;

Participer aux inscriptions et en faire le suivi administratif;

Effectuer les opérations administratives nécessaires à la remise de notes;

Revoir les cheminements scolaires des étudiants suite à la réussite des cours d'été;

Horaire maître :

Travailler en étroite collaboration avec les techniciens à la conception de l'horaire maître;

Vérifier et traiter les rejets résultant de l'assignation massive;

Responsable des projets spéciaux en lien avec l'horaire maître;

Saisir les paramètres sessions et ceux du calendrier scolaire;

Concevoir l'horaire des évaluations sommatives de fin de session.

Qualifications requises : Scolarité

Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

Expérience

Posséder six (6) années d'expérience pertinente.

Exigences

Maîtriser la langue française parlée et écrite. La personne doit réussir le test;

Connaître les logiciels Word, Excel. La personne doit réussir les tests Word et Excel informatiques;

Capacité à assumer des tâches complexes nécessitant une certaine expertise et une excellente autonomie. La personne doit réussir le test.

Atout

Maîtrise de Clara.

Spécifications : Le Collège de Maisonneuve souscrit à la Loi sur l'accès à l'égalité en emploi dans des organismes publics pour les personnes visées, soit les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l'assistance pour le processus de présélection et de sélection.

Seuls les candidats retenus, lors de la présélection, reçoivent un appel afin d'être convoqués au(x) test(s) de sélection et à l'entrevue.

COMMENT POSTULER?

Les personnes intéressées doivent postuler sur l'affichage numéro 2324-SR-102 avant 16 h 30, le 15 avril 2024 , à https://www.cmaisonneuve.qc.ca/emploi/offres-demploi/ .